Управление документами https://www.ucmsgroup.ru/ru/services/document-management-consulting/
– это система или процесс, используемый для сбора, отслеживания и хранения электронных документов, таких как PDF-файлы, текстовые файлы и цифровые изображения. Документ-менеджмент экономит организации время и деньги. Он обеспечивает такие преимущества:
- безопасность документов;
- контроль доступа;
- централизованное хранение;
- контрольные журналы;
- оптимизированный поиск.
Основы управления документами
Организации тратят много денег из-за ручной обработки бумажных документов, риска человеческих ошибок, физического повреждения, проблем с поиском и нехваткой места. Зачастую можно обнаружить склады, заполненные архивированными бумажными документами, подвалы с рядами шкафов для хранения документов. Хотя мир еще не стал полностью безбумажным, все больше и больше организаций используют средства автоматизации и онлайн-документооборота. Дополнительным преимуществом является емкость сервера по сравнению с физическим шкафом или складом.
Что включает
Современные системы могут различаться по объему и размеру, но большинство из них имеют общие атрибуты:
- Метаданныеобычно предоставляются для каждого документа. Включают в себя дату сохранения документа, заголовок и описание.
- Индексирование помогает пользователям находить документы и информацию на основе идентификаторов документов, метаданных и контента.
- Функции безопасностипомогают защитить информацию и контролировать доступ к документам.
- Рабочий процесспозволяет администраторам создавать правила, которые определяют поток документов через организацию.
- Совместная работапозволяет нескольким пользователям просматривать и изменять документы одновременно. Изменения и история документа контролируются системой.
- Управление версиямиполезно для документов, которые требуют обновления. Большинство систем позволяют пользователям получать предыдущие версии документа или продолжать работу с выбранной точки.
Почему управление документами важно
Контент может быть каким угодно: электронные файлы, бумажные документы, электронные таблицы, отсканированные файлы и изображения. Документы могут храниться в общедоступных или частных сетях, на общих дисках, жестких дисках, в шкафах для хранения документов и даже в электронной почте, на которую по-прежнему приходится значительный объем корпоративной документации.
Несколько информационных хранилищ – это проблема. Организации сталкиваются с более высоким риском повреждения или потери файлов, ошибок. Хранение бумаги может потребовать значительного физического пространства. Платформа управления интегрирует разрозненные документы для большего контроля, доступа и эффективности процессов. Документ-менеджмент дает значительные преимущества с точки зрения поиска информации, безопасности, управления и низкой стоимости.
