Проектная документация является одной из наиболее важных частей управления проектами. Полная документация может быть просто разницей между успехом проекта и провалом. Показательный пример: знаете ли вы, что компании тратят впустую около 12% своих ресурсов, если у них нет надежной проектной документации?
Несмотря на множество преимуществ проектной документации пп 87, наиболее важным является то, как она помогает вам и членам вашей команды выполнять каждый проект плавно от начала до конца — с небольшим количеством ошибок или без них. Продолжайте читать, пока мы более подробно рассмотрим другие преимущества и изложим удобные рекомендации, которые помогут вам создавать эффективные документы без особых усилий!
Определение проектной документации
Проектная документация — это широкий термин для описания подробных документов, содержащих необходимую информацию для успешного выполнения проекта.
Эти документы по управлению проектом включают план проекта, график и бюджет для правильного определения действий и рекомендаций, которым пользователь должен следовать на протяжении всего жизненного цикла проекта.
Вот в чем дело: вы не найдете ни одного примера проектной документации, отвечающего всем вашим требованиям. Вместо этого вам следует выбрать шаблон на основе этапа управления проектом и размера проекта. Давайте взглянем.
Инициация проекта
Документация процесса на этом этапе официально подтверждает начало проекта ключевым заинтересованным сторонам, лицам, принимающим решения, и членам команды.
Проектное предложение
Это документ на 2-5 страницах, который содержит информацию, отвечающую на ключевые вопросы, связанные с проектом — каковы цели проекта, почему они важны и как вы будете их достигать?
Имея это в виду, ваше проектное предложение должно содержать следующую информацию:
- Исполнительное резюме проекта.
- Предыстория проекта, объясняющая, чего вы пытаетесь достичь.
- Краткое изложение вашего плана по достижению ваших целей в рамках проекта.
- Цели и результаты проекта.
- Предлагаемый бюджет.
Устав проекта
Устав проекта — это краткий формальный документ, полностью описывающий ваш проект. Он подтверждает проект для заинтересованных сторон, согласовывая ожидания в отношении инвестиций и источников.
Как правило, он охватывает информацию высокого уровня, в том числе:
- Цели проекта.
- Заинтересованные стороны.
- Практические результаты.
- График.
- Метрики.
